Respecto al software y hardware necesarios para la implementación de un cafe internet exitoso también existen puntos a considerar. Especialmente lo relacionado a las marcas y licenciamiento necesarios.

1. Hardware
Al adquirir computadoras casi inevitablemente nos veremos en la necesidad de evaluar la conveniencia de usar equipos ensamblados o computadoras de marca. Mientras un técnico en computación recomendará las primeras, el vendedor de una tienda departamental recomendará la segunda opción. Lo cierto es que existen en ambas opciones puntos a favor que merecen ser evaluados.

Equipos de marca reconocida.- El mito de que los equipos de marca son excesivamente mas caros por lo general inclina la balanza hacia las computadoras ensambladas, sin embargo existen computadoras de bajo costo y un rendimiento adecuado que bien podrían funcionar en su negocio. Su gran punto a favor es que si un equipo falla y se encuentra dentro de su periódo de garantía (por lo general de un año), dicha garantía le será respetada y su equipo reparado. Los equipos se vuelven generalmente caros cuando se les instala un sistema operativo y se paga la licencia del mismo, pero esta situación es exactamente igual con equipos ensamblados.

Equipos ensamblados.- Los equipos ensamblados son ligeramente mas económicos que los de marca, el hecho de llamarles ensamblados no significa que las piezas son de mala calidad, sino todo lo contrario. Los usuarios los prefieren porque compran las piezas que mejor se ajusten a su presupuesto y necesidades. El punto destacable de ellos es que pueden actualizarse sus piezas sin tener que cambiar toda la computadora. En caso de falla cada pieza tiene su propia garantía y dependerá del negocio donde se hayan adquirido el tiempo o eficiencia en hacerlas válidas. Para tener equipos ensamblados por lo general es necesario contar con conocimientos mas avanzados, ya que si hiciera falta hacer algun cambio lo preferible sería que una persona de confianza o integrante del negocio haga dicha actualización o reparación.

2. Software
¿Ha oído hablar o visto usted mismo un sistema operativo "pirata"?
La verdad es que abundan las computadoras que no tienen una licencia original de su sistema operativo y esa ciertamente suele ser una tentación cuando queremos comprar una computadora y vamos a que nos ofrezcan una opción más "económica" que ciertamente lo es.

Sin embargo siempre es mucho mejor y recomendable contar con equipos con su debido licenciamiento tanto de sistema operativo como del demás software utilizado. Existen en el mercado Sistemas operativos llamados OEM, si usted adquiere una computadora ensamblada en un lugar serio seguramente contarán con este tipo de licencias y las integraran a su equipo con un costo razonable. Adquirir una computadora ensamblada y pagar por separado un sistema operativo original puede resultar incluso mas caro que una computadora de marca con SO (Sistema Operativo) integrado.

Entre las consideraciones adicionales de software debe tener en cuenta todo lo que estará permitido a los usuarios hacer (redactar trabajos escolares, leer archivos pdf, descomprimir archivos, editar video, ver animaciones, realizar trabajos especializados, etc.). Todo ello le hara un mejor administrador porque cuando su cliente conozca su negocio estará mas a gusto en él.

Reglas de uso
Un óptimo funcionamiento de su cibercafe, es el que permita a los usuarios realizar la mayor cantidad de tareas SIN sacrificar recursos excesivos de su red, ya que ésto puede perjudicar a los demas usuarios disminuyendo el rendimiento de los demás equipos de cómputo.